DeleGoo prowadzi delegację przez cały jej cykl: pracownik składa wniosek, przełożony akceptuje, pracownik rozlicza, finanse zatwierdzają i wypłacają. Diety, ryczałty i przeliczenia walut system liczy sam — według stawek Twojej firmy.
Każda delegacja przechodzi tę samą ścieżkę. W każdym momencie widać, na kim stoi sprawa — i to jest cała idea: nikt nie musi pytać „na jakim to etapie?”.
| Status | Co znaczy | Kto działa |
|---|---|---|
| Oczekuje | wniosek złożony, czeka na akceptację | przełożony |
| Do poprawy | przełożony odesłał wniosek z uwagami | pracownik |
| Zaakceptowana | wyjazd zatwierdzony, po powrocie trzeba rozliczyć | pracownik |
| W księgowości | rozliczenie złożone, czeka na weryfikację | przełożony, potem finanse |
| Do wypłaty | rozliczenie zatwierdzone, czeka na przelew | finanse |
| Rozliczona | wypłacone — sprawa zamknięta | — |
| Anulowana | delegacja odwołana | — |
Kreator w czterech krokach. Wniosek można w każdej chwili zapisać jako szkic i wrócić do niego później.
Wyjazd może obejmować wiele etapów — każdy z własnym krajem, miastem i celem. System liczy dietę osobno dla każdego etapu: doby zaczynają się od nowa po przekroczeniu granicy, a każdy etap ma własne pełne doby i własny próg dla końcówki. Granicą jest kraj, nie miasto — kolejne przystanki w tym samym kraju liczą się razem.
Wniosek trafia do przełożonego wskazanego w profilu pracownika. Przy każdym wniosku widać, na którym kroku ścieżki się znajduje i kto jest następny.
Wniosek idzie do kolejnego kroku ścieżki albo — jeśli to był ostatni krok — dostaje status „Zaakceptowana”.
Wraca do pracownika do edycji, razem z komentarzem. Sprawa zostaje w toku.
Zamyka delegację — wyjazd nie dojdzie do skutku.
Ścieżka jest konfigurowalna. Krok może obowiązywać dopiero powyżej określonej kwoty — poniżej progu jest po prostu pomijany, więc drobne wyjazdy nie krążą po całej firmie.
| Krok | Kto akceptuje | Kiedy obowiązuje |
|---|---|---|
| 1 | bezpośredni przełożony pracownika | zawsze |
| 2 | super przełożony | gdy kwota przekracza próg (domyślnie 5 000 PLN) |
Kreator w pięciu krokach. Pracownik podaje fakty — godziny, posiłki, wydatki. Kwoty wylicza system.
Firma wybiera to sama, osobno dla każdego kraju bazowego pracowników:
| Ustawienie | Kurs pochodzi z dnia |
|---|---|
| Dzień rozliczenia delegacji przez pracownika | złożenia rozliczenia — późniejsze wahania kursu nic nie zmieniają |
| Dzień zaakceptowania przez księgowość | zatwierdzenia rozliczenia przez finanse |
Data kursu jest zapisywana przy pierwszym złożeniu rozliczenia. Po cofnięciu do poprawy obowiązuje ta sama data — poprawka opisu wydatku nie zmienia kwoty do wypłaty.
Pozycja z dołączonym bankowym potwierdzeniem przewalutowania nie jest przeliczana — obowiązuje kurs faktycznie zapłacony.
W rozliczeniu zapisuje się ślad: data kursu, użyte kursy, źródło i liczba przeliczonych pozycji. Księgowość widzi, skąd wzięła się każda kwota.
Podróż dzieli się na doby liczone od momentu rozpoczęcia — nie na doby kalendarzowe. Za każdą pełną dobę przysługuje pełna dieta, za resztę ułamek zależny od progu.
Podróż krajowa ma dwa różne zestawy progów — inny dla wyjazdu mieszczącego się w dobie, inny dla dłuższego. Zagraniczna ma jeden.
| Reszta R | Krajowa do doby | Krajowa ponad dobę | Zagraniczna |
|---|---|---|---|
| do 8 godzin | dieta nie przysługuje | 1/2 diety | 1/3 diety |
| ponad 8 do 12 godzin | 1/2 diety | pełna dieta | 1/2 diety |
| ponad 12 godzin | pełna dieta | pełna dieta | pełna dieta |
Tu kryje się najczęstsza pomyłka w rozliczeniach robionych ręcznie: podróż krajowa i zagraniczna liczą potrącenie od innej podstawy.
| Krajowa | Zagraniczna | |
|---|---|---|
| Śniadanie | 25% | 15% |
| Obiad | 50% | 30% |
| Kolacja | 25% | 30% |
| Liczone od | pełnej stawki dobowej | diety należnej za tę dobę |
Każdy etap liczy się osobno, od momentu przekroczenia granicy:
Nie od kraju firmy. Każdy pracownik ma przypisany kraj bazowy i to on decyduje, w jakiej walucie liczy się jego rozliczenie oraz z którego banku centralnego system bierze kursy. W jednej delegacji mogą jechać osoby z różnymi krajami bazowymi i każda rozliczy się po swojemu. Dla kraju bazowego Polska walutą rozliczenia jest złoty, a źródłem kursów Narodowy Bank Polski.
Kurs brany jest z dnia poprzedzającego operację; przy braku notowania (weekend, święto) system cofa się do ostatniego opublikowanego. Stawki diet, ryczałtów i kilometrówki pochodzą z ustawień firmy — nie są zaszyte w kodzie.
Warto rozróżnić rolę (co ktoś może robić) od relacji — pole „Przełożony” w profilu wskazuje osobę, która akceptuje wnioski danego pracownika. Przełożonym może być ktoś z dowolną rolą.
Składa wnioski i rozlicza własne delegacje. Widzi wyłącznie swoje.
Akceptuje wnioski i rozliczenia swoich podwładnych, a w zakładce „Inne delegacje” także pozostałych osób — na przykład gdy kierownik jest nieobecny.
Widzą wszystkie delegacje, zatwierdzają rozliczenia do wypłaty, oznaczają wypłacone i robią eksporty księgowe.
Zarządza użytkownikami, stawkami, ścieżką akceptacji i ustawieniami firmy.
Diety, ryczałty noclegowe, limity hotelowe, kilometrówka, procenty potrąceń za posiłki i tabela krajów docelowych — wszystko to jest edytowalne. Zmiana w ustawieniach realnie wpływa na kolejne rozliczenia, a te już złożone zachowują stawki z chwili złożenia.
Po zalogowaniu na górze pulpitu stoi karta „Wymaga Twojego działania” — lista delegacji czekających na tę konkretną osobę, każda z przyciskiem, który prowadzi prosto do odpowiedniego ekranu. Pracownik po powrocie ma „Rozlicz delegację”, przełożony „Akceptuj”, „Do poprawy” i „Odrzuć”, a finanse „Zatwierdź” oraz „Oznacz wypłacone”.
Trafia tam wyłącznie to, na co zalogowany naprawdę ma wpływ. Własny wniosek leżący u przełożonego się nie pojawia, podobnie jak cudzy wniosek czekający na innym kroku ścieżki akceptacji — skrzynka zadań, której nie da się opróżnić, przestaje być czytana. Najdłużej czekające sprawy są na górze.
Cały panel ma wersję ciemną. Przełącznik jest w górnym pasku obok wyboru języka, a wybór zostaje zapamiętany na tym urządzeniu — bo ta sama osoba pracuje w dzień przy oknie na monitorze, a wieczorem w hotelu na telefonie. Jeśli nikt nic nie wybierze, aplikacja idzie za ustawieniem systemu.
Konto testowe zakładasz sam, bez rozmowy handlowej. Wystarczy służbowy adres e-mail.