Rozliczanie delegacji bez zgadywania

Czym jest dieta i za co przysługuje?

Dieta pokrywa zwiększone koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej. Nie jest zwrotem za konkretne paragony — należy się za sam czas spędzony w delegacji, niezależnie od tego, ile pracownik faktycznie wydał na jedzenie.

Stawka jest dobowa i zależy od kraju docelowego: inna dla wyjazdu krajowego, inna dla każdego państwa zagranicznego. Kwoty ustala Twoja firma — w DeleGoo siedzą w tabeli stawek, gdzie można je zmienić w każdej chwili, a system trzyma komplet dla 39 krajów jako punkt wyjścia.

Jak liczy się dobę delegacji i co z niepełną dobą?

Doba liczy się od godziny wyjazdu, a nie od północy. Wyjazd o 14:00 w poniedziałek kończy pierwszą dobę o 14:00 we wtorek. To dlatego godziny w rozliczeniu mają znaczenie — i dlatego DeleGoo pyta o nie dopiero przy rozliczeniu, a nie we wniosku, gdzie i tak byłyby zgadywane.

Końcówka krótsza niż doba rozlicza się według progów godzinowych, a te różnią się zależnie od tego, czy wyjazd w ogóle przekroczył dobę — i to jest najczęstsze źródło pomyłek przy liczeniu ręcznym:

• Delegacja krajowa mieszcząca się w dobie: do 8 godzin dieta nie przysługuje, ponad 8 do 12 godzin — połowa, ponad 12 godzin — pełna.
• Delegacja krajowa dłuższa niż doba: końcówka do 8 godzin to już połowa diety, a ponad 8 godzin — pełna.
• Delegacja zagraniczna: jeden zestaw progów niezależnie od długości — do 8 godzin jedna trzecia diety, ponad 8 do 12 połowa, ponad 12 pełna.

Praktyczny skutek: krajowy wyjazd trwający dobę i sześć godzin daje półtorej diety, a nie jedną. Sześciogodzinna końcówka liczy się jako połowa, bo wyjazd przekroczył dobę.

Pełna tabela progów ze zrzutami z systemu →

Jak potrąca się dietę za zapewnione posiłki?

Jeśli pracownik miał zapewnione wyżywienie — w cenie hotelu, na konferencji, od kontrahenta — dieta się zmniejsza. Potrącenie jest procentem stawki dobowej, a procenty są inne dla podróży krajowej i zagranicznej:

• Krajowa: śniadanie 25%, obiad 50%, kolacja 25%.
• Zagraniczna: śniadanie 15%, obiad 30%, kolacja 30%.

Liczy się je od pełnej stawki dobowej należnej za tę dobę. Zamiast procentów firma może wpisać konkretne kwoty — wtedy mają pierwszeństwo i nie zmniejszają się na niepełnej dobie. Tak zwykle działają wewnętrzne polityki firmowe.

Co to ryczałt noclegowy i kiedy przysługuje?

Gdy pracownik nocował, ale nie przedstawił rachunku za hotel, zamiast zwrotu kosztów dostaje ryczałt. Jego wysokość to 25% limitu hotelowego obowiązującego w danym kraju, za każdą rozpoczętą dobę pobytu.

Kluczowe: ryczałt jest wyliczany z limitu hotelowego, a nie wpisywany osobno. Dzięki temu nie da się zmienić limitu i zapomnieć o ryczałcie — przy kilkudziesięciu krajach w tabeli to kwestia czasu, aż taka rozbieżność powstanie.

Co to ryczałt na dojazdy?

Pokrywa dojazdy komunikacją miejscową w miejscu delegacji. Wynosi 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu. Podobnie jak noclegowy — liczony z reguły, nie wpisywany ręcznie.

Jaki kurs waluty stosuje się do rozliczenia delegacji zagranicznej?

Kurs średni NBP — pytanie brzmi tylko: z którego dnia. Najczęściej przyjmuje się kurs z dnia poprzedzającego zdarzenie, ale firmy stosują też kurs z dnia zatwierdzenia rozliczenia albo z dnia wypłaty zaliczki.

W DeleGoo dzień i moment kursu są ustawieniem, nie założeniem wpisanym na sztywno — wybierasz raz i system stosuje je konsekwentnie do wszystkich rozliczeń. Kursy pobiera sam z NBP, więc nikt niczego nie przepisuje ze strony banku.

Gdy dla wybranego dnia nie ma notowania — weekend, święto — system cofa się do ostatniej dostępnej tabeli. To ten sam mechanizm, który księgowa stosuje ręcznie, tylko bez pomyłek.

Jak rozliczyć jedną delegację przez kilka krajów?

Wyjazd dzieli się na etapy, a granicą etapu jest kraj, nie miasto. Kolejne przystanki w tym samym kraju to wciąż jeden etap; przekroczenie granicy zaczyna nowy.

Każdy etap liczy się własną stawką diety, własnym limitem hotelowym i własnymi ryczałtami — a końcówka każdego etapu rozlicza się osobno według progów godzinowych. Dlatego wyjazd trwający łącznie 99 godzin potrafi dać więcej diet przy dwóch etapach niż przy jednym: to nie błąd, tylko konsekwencja liczenia każdego odcinka po swojemu.

Zobacz, jak wygląda etapowanie w systemie →

Jak policzyć kilometrówkę za jazdę prywatnym samochodem?

Kilometrówka to iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za kilometr, a stawka zależy od pojazdu. DeleGoo rozróżnia cztery rodzaje: samochód o małej i dużej pojemności silnika, motocykl i motorower — każdy z własną kwotą w ustawieniach firmy.

Jedna rzecz warta uwagi przy rozliczeniach wstecz: stawka użyta do wyliczenia zapisuje się razem z rozliczeniem. Późniejsza zmiana kwoty w ustawieniach nie rusza spraw już zamkniętych — inaczej korekta stawki po cichu przeliczyłaby wypłaty sprzed miesięcy.

Co z zaliczką wypłaconą przed wyjazdem?

Zaliczka nie jest kosztem — to pieniądze wydane pracownikowi z góry. Przy rozliczeniu odejmuje się ją od sumy należności, a wynik może wyjść w obie strony: firma dopłaca różnicę albo pracownik zwraca nadwyżkę.

System liczy to sam i pokazuje kwotę końcową wprost, z rozbiciem na dietę, ryczałty, wydatki i kilometrówkę — żeby było widać, skąd wynik się wziął.

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczenia?

Faktury i paragony za wydatki, które mają być zwrócone: nocleg, bilety, paliwo, opłaty parkingowe, wydatki służbowe poniesione na miejscu. Dieta i ryczałty dokumentów nie wymagają — należą się za czas, nie za wydatek.

W DeleGoo załączniki wiszą przy konkretnym wydatku, a nie krążą osobno w mailu. Do jednego wydatku można dołączyć kilka plików — faktura i potwierdzenie płatności to typowa para. Komplet zostaje przy delegacji na stałe, razem ze śladem tego, kto i kiedy ją zatwierdził.